איך להפסיק לדחות? סובלים מדחיינות במשימות? לא מצליחים להרים את הראש מעל המים? אם זה מתאר אתכם, יש לנו כמה נקודות מבט מעניינות להציע לכם. יש טכניקות שהוכחו כיעילות, ואם תאמצו אותן, אתם עשויים להפוך לפרודקטיביים הרבה יותר ממה ששיערתם. מדובר בהמלצות שעברו את מבחן הזמן, שיכולות לסייע לכם למקד את המחשבה לכיוון הנכון, וליישם משימה אחר משימה ברשימת המשימות שלכם במהירות רבה יותר. בואו נתחיל!
אנחנו מכונת פרודוקטיביות המתחילה לתפקד מוקדם בבוקר
אז למה אנחנו ממליצים לפתוח את היום עם המשימה הכי מעמיסה? אחרי הכל, הזמן בבוקר הוא הכי יעיל, לא? תסתכלו על זה ככה – לגמור את המשימה הכי קשה שלך בבוקר היא דרך מעולה להתחיל את שאר היום…
המשימה הזו מסמלת את הדבר החשוב ביותר שאתם צריכים להשלים, ואם תגמרו אותה דווקא בשעות הראשונות של היום, אתם סוללים את הדרך להצלחה בכל היום העומד מולכם. הרעיונות המרכזיים כוללים הגדרת מטרות ברורה, תכנון מדויק, הבנה של עקרון ה-80/20, וניצולו עבורכם. אם תשלבו את כל אלו, אתם תהיה בדרך לשלוט ביום פרודקטיבי ביותר!
שיעור דחיינות ראשון: איך נותנים תעדוף למשימות?
״אם אתה נח, והתיבה שלך עומדת לטבוע, חפש את הפיל ראשון וזרוק אותו החוצה. למה? כי אתה יכול לזרוק חבורה של חתולים, כלבים, סנאים, וכל דבר אחר שהוא רק בעל חיים קטן והתיבה שלך תמשיך לשקוע. אבל אם אתה יכול למצוא פיל אחד כדי להיפטר ממנו, אתה במצב הרבה יותר טוב.״
וילפרדו פארטו
המשמעות של המשפט הזה היא שאם אתה רוצה להצליח, אתה צריך להתמקד בדברים החשובים באמת. אם אתה נותן תשומת לב רבה מדי לדברים הקטנים, אתה לא תגיע רחוק. אבל אם אתה יכול למצוא את הדברים הגדולים שיכולים להשפיע הכי הרבה, אתה תהיה בדרך הנכונה להצלחה.
לקחת את היום ולקבוע לו סדר עדיפויות זה לא סתם טכניקה, זאת מיומנות. יש לנו 3 דרכים שיכולות לעזור לך להשתלט על הנושא הזה.
שיטת ה – ABCDE:
שיטה פשוטה ומרשימה שמסדרת לכם את המשימות. כתבו את כל המשימות, ותנו לכל אחת תווית של A עד E לפי העדיפות. התחילו מהמשימה שקיבלה את התווית A ותמשיך לרדת לכיוון ה- E, זה יסייע לכם להתמקד במה שחשוב באמת לכם במהלך היום, ולא להתפזר על שטויות.
עקרון פארטו:
הכלל הזה אומר ש-80% מהתוצאות שלך מגיעות רק מ 20% מהפעולות שלך. העיקרון הזה חל על כל דבר, ולכן זה חשוב לזהות את ה-20% שלך ולהשקיע בהם את כל הכוח. זה יעזור לכם להתמקד במשימות שמייצרות השפעה, ולהשיג יותר בפחות מאמץ.
כלל ה-3:
עם הטכניקה הזאת אתם מזהים את 3 המשימות החשובות ביותר שאתם צריכים לסיים בכל יום. תרשמו את כל המשימות שלכם, ותבחרו את ה-3 הכי משמעותיות בעבודה שלכם ו/או בחיים האישיים שלכם. כשאתם מתמקדים במשימות הללו, אתם ממוקדים במה שחשוב, והפרודוקטיביות שלכם משתפרת.
שיעור שני: תכנון להצלחה
"בכל איש ואישה גנוזים כוחות אדירים ויש רק לדעת להגיע למקורם, לגלותם ולהפעילם."
דוד בן גוריון
מטרות משמשות מצפן לפרודוקטיביות. אם אין לכם מטרות ברורות, אתם עלולים בסופו של דבר ללכת במעגלים. לכן, תכנון והגדרת מטרות הוא קריטי. להלן מספר שיטות לפשט את התהליך:
כתיבת המטרות
הפכו את המטרות שלכם למוחשיות וברורות על ידי כתיבתן וסקרו אותן באופן קבוע כדי לשמור על מוטיבציה.
יצירת תוכנית פעולה
חלקו כל יעד למשימות קטנות יותר והקצו מועדים לכל אחת מהן. שקלו את המשאבים הדרושים להשגת היעדים שלכם וכיצד תוכלו להשיג אותם.
מטרות ארוכות טווח לעומת קצרות טווח
מטרות ארוכות טווח מספקות לכם תחושת כיוון וחזון, בעוד שמטרות קצרות טווח עוזרות לכם להתקדם באופן קבוע. ארגנו את המטרות שלכם לטווח ארוך וקצר כדי לשמור על איזון ולהמשיך להתקדם לעבר המטרות שלכם.
שיעור שלישי: שמירה על מיקוד
The hard part of running a business is that there are a hundred things that you could be doing, and only five of those actually matter, and only one of them matters more than all of the rest of them combined. So figuring out there is a critical path thing to focus on and ignoring everything else is really important.
מיקוד הוא מכפיל הכוח להצלחה ולפרודוקטיביות. להלן שני כלי מיקוד רבי עוצמה:
שיטת הגבינה השוויצרית: שיטה זו מעודדת אתכם לחלק את המשימות שלכם לחתיכות קטנות יותר וניתנות לניהול, מה שגורם אפילו לפרויקטים מונומנטליים להרגיש ניתנים להשגה.
טכניקת חיתוך סלאמי: גישה זו כוללת גם פירוק משימות למקטעים קטנים יותר, אך עם חשיבה שונה במקצת. במקום להתמקד ביצירת חורים בפרויקט, אתם פורסים אותם לרצועות דקות וניתנות לניהול.
שיעור רביעי: מאבק בדחיינות
"דחיינות היא גניבת הזמן."
אדוארד יאנג, משורר אנגלי
להלן מספר שיטות יעילות להתמודדות עם דחיינות:
שיטת ה-4D (או בעברית ע׳, ד׳, ה׳, מ׳ 🙂)
שיטה זו עוזרת לתעדף את המשימות שלכם ולהתמקד בחשובות ביותר. ארבעת ה-D מייצגים Do it now, Delegate, Defer ו Delete.
- Do it now
- Defer
- Delegate
- Delete
ועכשיו בעברית:
עשו את זה עכשיו –
בצעו את המשימה באופן מיידי. זה יכול להתאים אם המשימה היא חשובה ואתם מסוגלים להשקיע את כלל הזמן הדרוש להצלחתה, או אם המשימה דחופה ואיננה ניתנת להאצלה.
דחו –
דחו את המשימה לזמן אחר. זה יכול להיות מושלם אם המשימה לא דחופה ולא חשובה או אם אתם לא יכולים להשלים אותה כרגע ברמה הנדרשת.
האצילו – העבירו את המשימה למישהו אחר. זה יכול להיות טוב אם אתה לא צריך לעשות את המשימה בעצמך (משיקולים שונים) או אם אתה חושב שמישהו אחר יכול לעשות אותה טוב יותר.
מחקו – זה אומר למחוק את המשימה מהרשימה שלכם. עשו זאת אם אתם חושבים שהמשימה לא נדרשת כלל, או איננה מקדמת אתכם.
לחובבי השחמט נוסיף עוד כלל אחד – "נגעת = נסעת". המשמעות היא שאם אתה מתחיל בביצוע משימה – השלם אותה. אם אינך יכול להשלימה – אל תתחיל אותה כעת. אם היא מורכבת – "פרק" אותה למשימות ביניים.
קביעת מועדים:
קביעת מועדים למשימות שלכם היא אסטרטגיה יעילה נוספת להתגבר על דחיינות. המפתח הוא קביעת מועדים מציאותיים שהם מאתגרים אך ברי השגה.
שיעור חמישי: זרימת עבודה אפקטיבית
"כשאתה לא יודע מה אתה עושה, עשה את זה באופן מסודר."
איך להפסיק לדחות? עומס לא מאורגן של משימות יכול לגרום לנו להרגיש מוצפים ולחוצים, בעוד שזרימת עבודה מסודרת יכולה לגרום ליום שלנו לזרום בצורה חלקה. להלן שתי שיטות קלות לייעל את זרימת העבודה שלנו:
משימות מקובצות:
קבצו משימות דומות יחד והשלימו אותן בבלוק זמן ייעודי. שיטה זו מפחיתה את הזמן והמאמץ הנפשי הדרושים למעבר בין סוגים שונים של משימות. לדוגמה – מעבר על מיילים 3 פעמים ביום (ורק 3 פעמים ביום).
ביטול משימות מיותרות:
תעדפו את המשימות שלכם והתמקדו במשימות המשמעותיות והמשפיעות ביותר. האצילו משימות במידת האפשר ושיקלו את כלל 80/20 להתמקד במשימות המספקות 80% מההשפעה.
רוצים להצליח יותר? להיות ממוקדים ולנוע קדימה?
דברו איתנו.
אלדר יועצים – נותנים לכם את הכלים להצליח. תמיד!
