תקשורת עסקית מקרבת אפקטיבית חיונית להצלחת כל עסק. בין אם זה בין העובדים, ההנהלה או עם הלקוחות, תקשורת מהווה את הבסיס למערכות יחסים חזקות ותפעול יעיל. למרבה הצער, לא כל תקשורת יעילה, ולפעמים היא אפילו לא מתקיימת.
אתמול, בזמן שישבתי בבית קפה והתכוננתי לפגישה עם לקוח, שמעתי שיחה בין בני זוג לבתם המתבגרת. ההורים ניסו לדבר עם בתם, אבל היא הייתה עסוקה בללבוש אוזניות של Beats ובהקלדה בטלפון שלה. ברור שתקשורת לא ממש היתה שם.
תרחיש זה אולי נראה מוכר לרבים מאיתנו, אך למרבה הצער, הוא לא מוגבל רק למשפחות. למעשה, זו בעיה שכיחה גם בעולם העסקים. בעלים ומנכ"לים רבים שוכרים יועצים שיעזרו להם לשפר את העסקים שלהם ולפתור בעיות, אבל הם לא תמיד מקשיבים למה שיש ליועץ שלהם להגיד.
כשמדובר בתקשורת בעסקים, חשוב לתת עדיפות להקשבה ואמון. הנה כמה אסטרטגיות מפתח כדי להבטיח תקשורת מקרבת בעסק שלך:
היו נוכחים במקום ובזמן
במפגש בבית הקפה, ההורים היו נוכחים פיזית אך לא היו מעורבים נפשית עם בתם. כדי ליצור תקשורת עסקית קרובה, ודאו שאתם נוכחים ומעורבים במהלך פגישות ושיחות עם היועץ שלכם. נוכחות היא הצעד הראשון והבסיסי ביותר לתקשורת אפקטיבית. כשאיננו נוכחים בשיחה, אנו מפספסים רמזים ואותות חשובים שעשויים להיות מכריעים להבנת המסר של האחר. זה חשוב במיוחד כשמדובר בתקשורת עסקית קרובה כי זה מפגין כבוד ומקצועיות. להיות נוכח פירושו מעורבות פעילה בשיחה ולהראות שאתה מעריך את הזמן וההשקעה של האחר. משמעות הדבר היא הימנעות מהסחות דעת ומעורבות מלאה בשיחה. כאשר אתה נוכח, סביר יותר שתבין פרטים חשובים, והאדם השני ירגיש ששומעים ומכבדים אותו.
הסירו הסחות דעת בתקשורת
הבת במפגש בבית הקפה ענדה אוזניות ושלחה הודעות טקסט בטלפון שלה, ולמעשה חסמה את הוריה. כדי למנוע תקלות תקשורת דומות בעסק שלך, הסר כל הסחות דעת במהלך פגישות עם השותף, הספק, הלקוח, או היועץ שלכם. הקשבה פעילה היא היכולת להתרכז באופן מלא במה שנאמר ולהגיב באמפתיה והבנה. הקשבה פעילה חשובה בכל סוגי התקשורת, אך חשובה במיוחד בתקשורת עסקית מקרבת. כאשר אתה מקשיב באופן פעיל, אתה מראה שאתה מעריך את מחשבותיו ודעותיו של האחר, מה שבתורו בונה אמון וכבוד. הקשבה פעילה מאפשרת גם להבין את נקודת המבט של הזולת ולהגיב בצורה מתחשבת ומכבדת. כדי להקשיב באופן פעיל, התמקד במה שהאדם השני אומר, הקדיש לו את מלוא תשומת הלב שלך ושאל שאלות כדי להבהיר נקודות שאינן ברורות.
לבנות אמון אצל הצד השני
אמון הוא הבסיס לכל קשר עסקי מוצלח. בניית אמון מחייבת להיות שקוף, אמין ועקבי בתקשורת ובפעולות שלך. כאשר אתה מתקשר בפתיחות ובכנות, סביר יותר שאנשים יבטחו בך. עקביות היא גם חיונית בבניית אמון. כשאתה עושה באופן עקבי את מה שאתה אומר שתעשה, סביר יותר שאנשים יבטחו בך. אמון הוא כביש דו-סטרי, ולכן חשוב לסמוך גם על אחרים בקשרים העסקיים שלך. זה אומר להיות מוכן לחלוק את המחשבות והרעיונות שלך ולהיות פתוח למשוב ולביקורת בונה.
תקשורת עסקית מקרבת – הקשיבו באופן פעיל ושוטף
ההורים במפגש בבית הקפה דיברו אל בתם, במקום להקשיב לה באופן פעיל. כדי ליצור תקשורת עסקית קרובה, הקשיבו באופן פעיל ליועץ שלכם, שאלו שאלות והקדישו זמן להבין את נקודת המבט שלו. תקשורת שוטפת חיונית לשמירה על קשר עסקי קרוב. תזמון "ישיבות עמידה" קצרות (צ'ק-אין) ופגישות קבועות כדי לדון בהתקדמות (מומלץ להשתמש בכלים אוטומטיים דוגמת מאנדיי או קליק-אפ), באתגרים וברעיונות חדשים. תקשורת צריכה להיות בראש סדר העדיפויות בעסק שלך, ו"ישיבות עמידה" קבועות היא דרך מצוינת להישאר על המסלול ולהבטיח שכולם נמצאים באותו עמוד. צ'ק-אין אלה לא חייבים להיות רשמיים או ארוכים, אבל הם צריכים להיות עקביים. תקשורת קבועה גם עוזרת לבנות אמון ומבטיחה שכולם ירגישו מוערכים ונשמעים.
היו פתוחים וכנים
במפגש בבית הקפה, ייתכן שהבת התחמקה מהוריה בשל חוסר אמון או פתיחות. כדי ליצור תקשורת עסקית קרובה, היה פתוח וכנה מתי שיש צורך בכך, שתף את החששות והמטרות שלך, והיה מוכן לקבל משוב וביקורת בונה. תקשורת פתוחה וכנה חיונית לבניית אמון ולחיזוק מערכות יחסים. כאשר אתה מתקשר בפתיחות ובכנות, סביר יותר שאנשים יבטחו בך, ויש לך סיכוי גבוה יותר לבנות קשרים חזקים עם לקוחות, עובדים ושותפים.
תעדוף תקשורת
לבסוף, ודא שהתקשורת היא בראש סדר העדיפויות בעסק שלך. תזמן צ'ק-אין קבוע עם היועץ שלך, עודד תקשורת פתוחה בין חברי הצוות, וודא שכולם מבינים את החשיבות של תקשורת אפקטיבית. עודדו תקשורת פתוחה בין חברי הצוות, ספקו הדרכה ומשאבים לשיפור מיומנויות התקשורת, והבטיחו שכולם מבינים את החשיבות של תקשורת אפקטיבית. וודאו שכולם מבינים שתקשורת היא כביש דו-סטרי ושלכל אחד יש אחריות לתקשר בצורה יעילה. עודדו משוב וביקורת בונה, והיו מוכנים לערוך שינויים בעת הצורך. על ידי מתן עדיפות לתקשורת בעסק שלך, תבנה מערכות יחסים חזקות עם לקוחות, עובדים ושותפים, ותשיג הצלחה רבה יותר במאמצים שלך.
לסיכום, תקשורת חשובה מתמיד, אך נראה שהיא הופכת למאתגרת יותר. אותה בעיה שנצפתה בבית קפה שבו זוג הורים ניהלו שיחה עם בתם כשהיא עם אוזניות ומקלידה בטלפון יכולה להתרחש גם בבתי עסק. הבעלים/המנכ"ל עשוי לשכור יועץ שיעזור להם לקדם את העסק שלהם ולפתור בעיות, אבל אולי הם לא מקשיבים ליועץ. הם עשויים לשמוע ברקע את עצותיו של היועץ בזמן שהם עסוקים בשגרת יומם ולהמשיך להסתמך על "תחושות הבטן" שלהם.
כדי להימנע מכך, עסקים צריכים לתעדף תקשורת קרובה. זה כולל בניית מערכות יחסים חזקות המבוססות על אמון, כנות ויכולת להסיר מסכות ולהציג את האמת. בעלי עסקים צריכים לפנות זמן להקשיב באופן פעיל לעצות של היועץ שלהם, לתת משוב ולשתף פעולה באסטרטגיות לקידום העסק קדימה.
קרדיט לתמונה – אתר https://www.beatsbydre.com
