מעבר לענן – ניהול המידע הארגוני בענן – מהי חבילת ה G Suite ואיך היא יכולה לייעל את הארגון שלכם
מאת – אלעד רוטנברג, מומחה לטרנספורמציה דיגיטלית, אלדר יועצים
כל ארגון המבקש להיות רווחי יותר, ישאף לייעל תהליכים, לשפר את התקשורת הפנימית והחיצונית ולשפר תהליכי מכירה ושימור לקוחות. באופן טבעי, השקעה בתחומים אלו יכולה להביא תשואה גבוהה במיוחד, אם תהליכי השיפור והשינוי מתבצעים בצורה מושכלת ומתוכננת
תהליכי שיפור טכנולוגיים קשורים באופן הדוק בתשתית מערכות המידע בה משתמש הארגון לנהל את המידע שלו. ארגון בינוני, לדוגמה, יכול להשקיע מאות אלפי שקלים בשנה בתחזוקת שרתי דואר ושרתי קבצים ועדיין, מתקשה לשמור על גישה נוחה למידע עבור עובדי הארגון ושמירה על רמת אבטחה גבוהה של המידע וגיבוי שוטף.
במאמר זה, נסקור את האפשרות השנייה ונתמקד בחבילת G Suite – הכלים אותם מציעה גוגל לניהול תשתית המידע הארגונית.
על טכנולוגיית ענן, בקצרה
על קצה המזלג, המשמעות של מעבר לענן היא העברת המידע והתוכנות המנהלות אותו, מהדיסק הקשיח שלכם ו/או מהשרת הארגוני שלכם אל האינטרנט. כמשתמשי הקצה, לא יעניין אתכם אלו תהליכי עיבוד נדרשים בשביל להנגיש עבורכם את המידע. כל מה שחשוב, הוא שהמידע נמצא שם עבורכם, זמין ונגיש לעיבוד.
אחד החששות העיקריים בהוצאת המידע לאינטרנט הוא החשש מפריצות וגניבת המידע. בשביל להתמודד עם החשש המוצדק הזה, חברות הענן הגדולות משקיעות מיליארדים בפיתוח תשתיות מאובטחות עד לרמה בה כיום, ניהול המידע על הענן מאפשר רמת אבטחת מידע גבוהה יותר מניהול על תשתית פיזית (בהשוואה לרמת האבטחה ברוב הארגונים הקטנים והבינוניים).
התועלת המיידית היא כמובן ביטול הצורך בניהול תשתית מידע פיזית בארגון, או לפחות צמצומה למינימום ההכרחי.
תועלת מיידית נוספת, הנה הקלה משמעותית בהתמודדות עם תרחישי אסון בהם נפגעת התשתית הפיזית והמידע הארגוני עלול ללכת לאיבוד.
טכנולוגיית ענן לניהול המידע הארגוני חצתה בשנים האחרונות את הגבול מהשלב בה נתפסה כחדשנית והפכה לסטנדרט. התועלות שבמעבר לענן מתבטאות בשיפור משמעותי ומהיר של תהליכי עבודה.
חשוב לציין, כי למרות הנאמר לעיל, חובה כי המעבר לענן יהיה מתוכנן לפרטים ותפור לצרכיו של הארגון, אחרת הוא לא יהיה אפקטיבי כמצופה.
G SUITE – מעבר לענן – הכלים של גוגל לניהול המידע הארגוני
גוגל מציעה לעסקים חבילת שירותי ענן בשם GSuite. לבה של החבילה מורכב מאפליקציות ממשפחת ה"Google Docs" המחליפות את ה"אופיס" המסורתי, אפליקציית ה"Drive" המאפשרת ניהול קבצים ואפליקציית הג'ימייל המוכרת, המשמשת לניהול המייל הארגוני.
אפליקציות ה" Docs", מאפשרות לנהל מסמכים מהסוגים המוכרים לנו מתוכנת האופיס, ישירות על הענן. כל מסמך ניתן לשיתוף בין חברי צוות או צוותים מסוימים, כל עובדי הארגון, עם אנשים מסוימים מחוץ לארגון או כמסמך פתוח עם העולם כולו. בנוסף לקבצי האופיס המסורתיים האפליקציה מאפשרת לנו גם ליצור טפסים מנוהלים ותרשימים. אחד מהכוחות המרכזיים של האפליקציה הוא האפשרות לשתף מסמכים ולערוך אותם במקביל, דבר המונע גרסאות מרובות של אותו מסמך הנשמרות בתיקיות שונות או מחשבים שונים.
אפליקציית הג'ימייל המוכרת לנו לובשת זהות ארגונית, ומאפשרת לכל עובד לנהל את האימיילים שלו מכל מכשיר מורשה.
אפליקציית הדרייב מאפשרת לכל עובד לנהל את הקבצים שלו על תיקיות אישיות ותיקיות משותפות עם חברי צוות אחרים בארגון.
כך שלמעשה, בשורה התחתונה, מעבר ל G suite פוטר את הארגון מהתלות בתוכנת אופיס, משרת דואר ומשרת קבצים.
מגוון אפליקציות נוספות לניהול המידע והתקשורת בארגון ומחוצה לו
בנוסף לאלו שהזכרתי, גוגל מציעה מגוון רחב של אפליקציות לשימוש ארגוני כגון –
- Google sites – אפליקציה המאפשרת הקמת אתרי אינטרנט ואינטראנט (פורטל ארגוני) בצורה מהירה ונוחה."Sites" עברה שדרוג משמעותי במהלך 2017 וכעת מוצעת בממשק Drag and Drop המאפשר הקמת אתרים רספונסיביים וגמישים מאוד לניהול.
- Youtube – האתר המוכר מוצע כאפליקציה המאפשרת לארגון ליצור סרטים פנימיים לעובדים, או חיצוניים ללקוחות ולנותני שירות.
- יומן, שיחות קוליות ושיחות וידאו – אפליקציות המאפשרות שיתוף מידע בצורה מיידית ובדחיפה בין עובדים בערוצים ארגוניים פנימיים ומאובטחים.
ומעבר לכל אלו, גוגל מציעה אפליקציות ארגוניות נוספות, חלקן יידרשו תשלום נוסף מעבר לתשלום הבסיסי על חבילת ה Gsuite כגון – ניהול מידע גאוגרפי של הארגון על מפות מקוונות, ניהול קמפיינים ברשת, כלים למוסדות חינוך ועוד.
היתרונות של מעבר לשימוש ב Gsuite
למעבר לשימוש ארגוני בחבילת ה GSuite מספר יתרונות משמעותיים:
- אבטחה –
גוגל מתייחסת ברצינות תהומית לסוגיית האבטחה ולשם כך בנתה ממשק ניהול חכם. הממשק, מאפשר לאדמין (מנהל מערכות המידע) לנהל את רמות האבטחה הנדרשות לארגון על מנת לקבוע כיצד תתבצע הגישה למידע הארגוני. לדוגמא – כניסה רב שכבתית, זיהוי המכשיר ממנו נעשה החיבור ואישורו, חסימת אפשרויות שיתוף המידע הניתנות לעובדים ועוד. בנוסף, גוגל מציעה שירות הנקרא "כספת" המאפשר לארגון לארכב את המידע אותו יוצרים העובדים ולגבות אותו ובכך למנוע פגיעה קריטית הנגרמת ממחיקת מידע בזדון.
בנוסף, המידע שגוגל שומרת אינו נשמר במסד נתונים אחד אותו ניתן להוריד ולשמור, אלא בתצורה מבוזרת ומוצפנת כך שלמעשה לא ניתן לגשת אליו מבחוץ ולהוריד את כולו במכה אחת. - חיבור מרוחק –
תחת כללי האבטחה הנקבעים על ידי הארגון, העובדים יכולים לגשת למידע מרחוק ובצורה מיידית. הדבר קריטי בעיקר בשימוש במובייל אשר כיום למעשה הפך להיות חלק אינטגרלי מצורת העבודה. - ניהול ריכוזי ופשוט –
ממשק האדמין שגוגל פיתחה מאפשר ניהול פשוט יחסית של משתמשים, מכשירים, מבנה ארגוני והרשאות כך שלאחר הדרכה קצרה' מנהל המידע הארגוני יכול לקחת את המושכות לידיו ולנהל את התשתית ללא תלות במנהלי רשת או ספקים חיצוניים. - שיתוף וניהול יעילים של המידע –
המעבר לשימוש ב Gsuite נותן מענה לבעיית שיתוף המידע בין עובדים ובין צוותים שונים. כעת, העובדים יכולים בלחיצת כפתור לשתף מידע ביניהם ואינם תלויים בתיקייה מרוחקת הנמצאת במחשב שלהם או בשרת הארגוני. כמו כן, בהינתן ההרשאה הארגונית לכך, עובד יכול לגבות את המידע שלו על המחשב כך שהוא לא צריך חיבור לאינטרנט אם הוא רוצה לערוך מסמך או לכתוב מייל. מהרגע שהחיבור יתחדש, המסמך יתעדכן בענן והמייל יישלח.
לסיכום
ההחלטה לעבור לניהול התשתית בענן אינה פשוטה אך היא מאפשרת לתת לארגון "Boost" משמעותי ושדרוג טכנולוגי שיביאו לייעול תהליכי העבודה הפנימיים.
כפי שהזכרתי, תהליך המעבר לענן חייב להיות מנוהל בצורה מושכלת ובעיקר תוך אפיון זהיר ומקיף של צרכי הארגון הקיימים ושרטוט המענה גם לצרכים העתידיים של הארגון לשנים הקרובות.
כאן "אלדר יועצים", נכנסת לתמונה. כחברת ייעוץ אסטרטגי עסקי, פיננסי וניהולי, "אלדר יועצים" מלווה עסקים בתהליכי צמיחה, ייעול ופיתוח עסקי. הערך המוסף הגדול אשר אנו מציעים בא לידי ביטוי בייעוץ האסטרטגי עסקי, הפיננסי והניהולי אותם אנו מעניקים לעסק שלך. בניית המעבר לענן יכולה להיות מרכיב אחד בלבד מתוך התהליך המשותף שלנו אשר יביאו בסופו של דבר לייעול, הגדלת הרווחים וניהול מדוייק לטווח הארוך.
נשמח לשמוע מכם, לנתח יחד אתכם את הצרכים הארגוניים ולבנות יחד את המענה היעיל ביותר שיאפשר לכם לזנק קדימה.
