כך תשרדו ותצמחו בעידן אי-הוודאות
בישראל של השנים האחרונות, עסקים נתקלים בגל בלתי פוסק של משברים מכל עבר. מגפת הקורונה עוד מהדהדת, המשבר המשפטי נוכח ומתעצם, 7 באוקטובר הוא פצע עמוק, חטופים עדיין לא חזרו, מלחמה אחרי מלחמה מעזה, מהצפון, תימן, איראן ומה לא. חוסר הודאות מתמשך ואיום ביטחוני, גאו-פוליטי, כלכלי ושלטוני שניצבים מכל הכיוונים. כדי לשרוד בעידן הזה חייבים לעבור ממודל תגובתי למציאות מתמשכת של חוסן עסקי: הערכות מראש לחשיפה לסיכונים ובניית מערכות המאפשרות לא רק לשרוד אלא לצמוח במצבי הקיצון אליהם אנחנו נקלעים.
בניית חוסן עסקי פירושה ליצור מערכות עבודה ומודלים אסטרטגיים שוטפים המסייעים לנו לעבור (כמעט) כל משבר ולא רק “לעבור את הגשר, כשנגיע אליו”. הכוונה היא להיערך למשבר מתוך השגרה.
הנה כמה עקרונות שכדאי לחשוב עליהם כאשר שאנחנו מפתחים תכנית חוסן עסקית:
- מיפוי סיכונים רב-ממדי – ערכו מיפוי סיכונים שיאסוף מידע על אירועים ביטחוניים, כלכליים, שלטוניים, טכנולוגיים ותפעוליים כדי לכסות את כל הקשת האפשרית של איומים. הגדירו לכל סיכון את הסיכוי להתרחשות כדי ליצור תמונת מצב אמינה ומושכלת.
- דירוג וסדר עדיפויות – אפשר למקם כל סיכון בתוך מטריצה השוואתית לפי סבירות ההתרחשות לעומת חומרת ההשפעה על ההכנסות התפעול והמוניטין ועוד. על בסיס המיקום במטריצה קבעו מהם הסיכונים הדורשים השקעת משאבים מיידית ולעומתם – על אילו סיכונים ניתן לעקוב במתינות. הליך זה מונע בזבוז משאבים על איומים שוליים ומאפשר מיקוד בנקודות קריטיות.
- תכנון תרחישי קיצון – תרגלו באופן קבוע סימולציות של תרחישי קיצון, כגון: ניתוק קשר עם ספקים באופן פתאומי, פריצת מערכות ניהול הלקוחות או צניחה חדה בביקושים למוצר. בכל סימולציה שלבו תנאים מוקדמים לצמיחה כדי לגלות הזדמנויות להאצת החזרה לשגרה (למשל הפסקת אש עם איראן במקרה של מלחמה) ולא רק נקודות קריסה. תהליכים אלו מחדדים את המוכנות הארגונית ומצמצמים את זמן התגובה האמיתי במשבר.
- קביעת תפקידי C-Level לחוסן וחדשנות – מנו מנהל חוסן בצוות ההנהלה, כזה עם סמכויות רחבות במקרה הצורך, שיהיה אחראי לאיסוף מודיעין על איומים חיצוניים ולהובלת מהלכי מניעה. העניקו לתפקיד תקציב ייעודי וקבעו מדדי ביצוע ברורים (KPIs) למדידת רמת המוכנות וההשפעה של היוזמות. בצורה זו נוצר מנגנון בקרה אחיד וברור על כל פעולות החוסן והחדשנות בארגון. המהדרין, מוסיפים גם Devil's advocate – אותו אחד ששואל את השאלות המעצבנות, שמנסה ״לביים את האויב״, שמוביל את קו החשיבה למקומות לא צפויים.
- הטמעת תרבות מוכנות יומיומית – ארגנו סדנאות תרגול חצי־שנתיות לכל הצוות על תרחישי חירום כדי להכניס את המוכנות לשגרה הארגונית. הטמיעו שגרת דיווח ובקרה קצרת מועד המתרחשת מדי שבוע או שבועיים כדי לוודא יישום עקבי של נהלי החירום עם תרבות ניתוח ותחקור האירוע כפי שעושים גם בחיל האוויר. נהלים אלה תומכים בתיעוד מתמשך של לקחים ובשיפור תמידי של תגובות המשבר
- חוסן פיננסי – בניית רזרבות ונזילות – קביעת יעד לכיסוי הוצאות של 3 עד 6 חודשים מחייבת הערכה מדויקת של כלל העלויות השוטפות וההוצאות הקבועות, יחד עם תכנון השקעות נכון כדי לשמור על הנזילות. מדד ״כרית מזומנים״ שמנטר את מצב הנזילות מדי רבעון מאפשר זיהוי מהיר של ירידות בלתי צפויות והתאמת תוכנית ההוצאות בהמשך השנה. שמירה על רזרבות במזומן או נכסים נזילים מגנה על העסק מפני תזרים מותנה ותורמת לביטחון המשקיעים והבנקים.
- שימור קווי אשראי ופריסת תשלומים – אחזקת מסגרות אשראי פתוחות בבנקים ובקרנות המדינה מספקת מענה מיידי לצרכים תזרימיים חריגים ללא צורך בשינויים מיידיים במבנה התפעולי. תיאום לו”ז תשלומים עם הלקוחות מאפשר קבלת תשלומים במועד מדויק והקטנת הגירעון במזומן שמגיע במרווחים לא מתוזמנים. גישה פרואקטיבית לניהול מסגרות האשראי ופריסת תשלומים (כשנכון לעשות זאת) מגדילה את אמינות העסק בפני הגופים המממנים (בעלי מניות, שוק ההון, בנקים, קרנות סיוע, מלווים פרטיים ומוסדיים ועוד).
- פיזור הכנסות והפחתת תלות בערוץ או לקוח יחיד – פיתוח ערוצי הכנסה בחו״ל, ללא תלות בהכנסות בישראל, גיוון הלקוחות ומגזרי הפעילות, יחד עם מקורות הכנסה מגוונים (לדוגמה מאתרי אינטרנט כגון מנויים אונליין או איקומרס) מאפשר לעסק להרחיב את מעגל הלקוחות ולהקטין את התלות במכירה פיזית או בערוץ יחיד.מתן שירותי ייעוץ מרחוק ותמיכה דיגיטלית פותח אפיקי הכנסה חדשים שנשארים פעילים גם בתקופות סגרים או הגבלות תנועה. בחינת כניסה לשווקים בינלאומיים באמצעות שותפויות או סניפים מקומיים מגבירה את היציבות ומפחיתה את חשיפת העסק לתנודתיות בשוק המקומי.
- תשתית טכנולוגית יציבה – גיבויים אוטומטיים בענן לפי תקן ISO 22301 מבטיחים שחזור מהיר של המידע הארגוני גם במקרה של תקלה משמעותית או איום סייבר. הקפדה על עדכוני אבטחה וניהול הגישה למידע באמצעות כלים מתקדמים מצמצמת סיכונים של חדירת תוקפים וגניבת נתונים קריטיים. תשתית יציבה כוללת גם ניטור בזמן אמת כדי להגיב מיידית לכל שינוי פתאומי ברשת הארגונית ולהבטיח המשכיות עבודה.
- שיפור מתמיד של תהליכים פנימיים – המעבר ממערכות ידניות כמו גיליונות אקסל למערכת ERP/CRM בענן מפחית טעויות אנוש ואוצר ידע מרכזי במערכת אחת. מדידת יעילות התפעול באמצעות מדד OEE מותאם (מדד ליעילות כוללת של הציוד – Overall Equipment Effectiveness, המשמש בתעשיית הייצור כדי למדוד את אחוז הזמן בו המכונה מייצרת מוצרים באיכות הנדרשת ובקצב היעיל), מאפשר זיהוי צווארי בקבוק בתהליכים ותעדוף שיפורים משמעותיים. שיפור מתמיד בתהליכים מוביל גם לחסכון בזמן ובמשאבים, ומחזק את יכולת ההתמודדות עם עומסי עבודה בלתי צפויים.
- גיוס ושימור כישרונות כח אדם לחוסן אנושי ומנטלי – תוכנית סיוע נפשי לעובדים בשגרה ובתקופות לחץ גבוה כמו במלחמה, סיוע למשפחות של אנשי מילואים והתחשבות בהורים הנמצאים 24/7 עם הילדים, ללא חלופות, מסייעת לשמור על תפקוד מקצועי ומפחיתה תחלופת עובדים (כפי שראינו במלחמה – החל מתוספת לתן ביס עבור ארוחות גם למשפחה, מציאת טיסות חילוץ ועד עזרה בסבסוד בייביסיטר. הכל כדי שהעובד יוכל להתרכז בעבודה במידת האפשר).פיתוח ערכי חוסן המשתלבים עם מדיניות ניהול המשאב האנושי, מעצימים את ההזדהות עם המשימה הארגונית ומעודדים גמישות קוגניטיבית אל מול האתגרים.בנוסף, השקעה ברווחת העובד מגבירה את המוטיבציה ויוצרת תרבות של תמיכה הדדית בזמן משבר.
- שמירה על מיומנויות קריטיות – ניהול ושימור ידע, החלפות זמניות בין תפקידים מרכזיים מבטיחה שהידע הארגוני לא נשמר אצל אדם יחיד ויוצר שכבה של מוכנות חליפית במקרה של היעדרות. מערך הכשרות שוטפות על כלי הטכנולוגיה ושיטות ניהול סיכונים, משמר עדכניות מקצועית ומעודד למידה מתמדת שיוצרת בסופו של דבר יכולת עצמאית של העובדים לזהות ולפתור אתגרים במהירות.
- בניית רשתות תמיכה ענפיות וקהילתיות – השתתפות באיגודים מקצועיים ובפורומים עסקיים מאפשרת החלפת תובנות ולמידה על פתרונות שפותחו בסקטורים דומים. השתתפות של הארגון באירועי ״שולחן עגול״ לקידום פתרונות משותפים למצוקת שרשרת אספקה מחזק את שיתוף הפעולה בין עסקים ומייצר חוסן קולקטיבי של העסק. כמו כן, נוצרת רשת קשרים המגבירה גם את הזדמנויות ההשקעה והשותפויות העסקיות.
- חיבור לגורמים ציבוריים – ניצול מענקי רשות החדשנות ותוכניות הכשרה של משרד הכלכלה מעניק גישה למקורות מימון מועדפים ולידע טכנולוגי ועדכני. שותפות עם עמותות לעסקים קטנים מסייעת לקידום פתרונות חברתיים-כלכליים ומרחיבה את רשת הקשרים התומכת בעסק. שילוב המשאבים הציבוריים בפרויקט הארגוני מעלה את האמינות ומפחית את עלויות הפיתוח.
חסינות עסקית: התמונה נוצרה באמצעות מודל ג׳מיני של גוגל. - בדיקה תקופתית של מודל החוסן – עדכון תרחישי קיצון כל כחצי שנה בהתאם לשינויים הרבים במציאות (על כל גווניה), מבטיח שהמודל תמיד נשאר ככל האפשר רלוונטי ומדויק. סיכום לקחים מסימולציות ומתן משוב למנהלים משפר את הנכונות להטמיע צעדים מתוקנים במהירות. התהליך המחזורי יוצר לולאת שיפור ומבטיח ששיעורי ההצלחה הצפויים בתרחישי אמת ילכו ויעלו.
- שיפור מתמיד באמצעות ניתוח תוצאות – ניתוח אירועים אמיתיים כגו מגיפת הקורונה או סבבי לחימה, מספק נתונים על המענים שהצליחו והיכן זוהו / נותרו פערים. התאמת המודל בהתבסס על מדדי ביצועים אמיתיים מאפשרת לזהות הזדמנויות להטמעה של שינויים ארוכי טווח. גישה דינמית זו מוודאת שהעסק ילמד מכל אתגר ויצא ממנו חזק יותר מאי־פעם.
חשוב לזכור, חוסן עסקי הוא לא פרויקט חד פעמי מסוג ״שגר ושכח״. זהו אורח חיים (כפי שאמר יאיר אבידן) שמתחיל בהחלטה פרואקטיבית לא להמשיך לשרוד בתנאים משתנים אלא לצמוח בתוכם.
היום הוא הזמן להתחיל בו ולשלב אותו במערכת הערכים של העסק שלכם.
